Director, te doy las 3 claves imprescindibles para que tus reuniones sean productivas

reuniones efectivas

Realizar una reunión de trabajo es sencillo, se trata de convocar a los agentes interesados y debatir los puntos que se quieren tratar. Pero hacer que esa reunión sea productiva, es decir, que valga la pena el tiempo invertido para ambas partes, es una tarea más complicada. Por ese motivo, he querido recoger las 3 claves imprescindibles que debes tener en cuenta para la próxima reunión de trabajo que vayas a organizar.

Aquí van las tres claves para que las reuniones sean productivas.

Organización previa:

La organización que se realiza los días previos a la reunión es crucial, se trata de la fijación de un día, un lugar y una hora concreta así como la comunicación a todos los asistentes. Se recomienda hacerlo con, como mínimo, una semana de antelación para que las personas puedan organizarse de la menor manera posible.

Es importante que en la citación se incluyan los siguientes elementos:

–      El propósito

–      Los temas que se van a tratar

–      Hora de comienzo y final

–      Definición de roles

–      Y que se aporten los documentos necesarios, si hiciera falta, para que todo el mundo esté al día sobre lo que se va a tratar.

teamwork

La gestión del tiempo:

Gestionar el tiempo para la realización de la reunión es un aspecto necesario. Si los asistentes se retrasan todo se retrasa y habrá algunos aspectos esenciales que no puedan tratarse. Recuerda que es importante que todos sean puntuales.

Otro aspecto que debes controlar es el uso de aparatos técnicos, por ejemplo, si necesitas repartir documentos comprueba que haya para todos, si es necesario apoyarte sobre algún documento comprueba que el ordenador y el proyector funcionen correctamente y no tengas que perder el tiempo cuando estén todos los asistentes a la misma.

La reunión no debe durar más de una hora, como mucho una hora y media pues se considera que, a partir de ese tiempo se pierde la atención de los asistentes. Y no olvides hacer un descanso de unos 5 minutos cuando haya transcurrido la primera hora.

Si quieres saber mas sobre la gestión del tiempo, te dejo el enlace de un post que escribí hace unos días “Los cinco errores básicos si no quieres tirar tu tiempo a la basura”.

Define los roles de la reunión:

Para que se logre que todos los plazos se cumplan hay que definir los roles, y en toda reunión debe existir la figura del moderador, que es la persona encargada de controlar el tiempo necesario en las intervenciones, en dar la palabra a todos. También conviene realizar una breve conclusión al final de la reunión recordando los puntos que se han tratado así como las aportaciones de valor que se han recogido.

El moderador o responsable, también es la persona que se va a encargar de que persista un clima adecuado durante toda la reunión, no importa si todos sois compañeros de trabajo, en el momento de la organización de la reunión se ha de nombrar a un moderador y todos los asistentes deben respetar a esta figura.

En el caso de que fuera necesario, también se contará con una persona que irá registrando todo lo que ocurre durante la reunión, para posteriormente generar un informe con las conclusiones acordadas que se enviará a todas las personas asistentes junto con las que no pudieron acudir, para que así todo el mundo tenga claro los acuerdos que se han pactado.

Estas son las 3 claves imprescindibles para que tus reuniones sean productivas. ¿Sueles cumplirlas? ¿En qué aspecto sueles fallar? Si necesitas que te ayude a organizarlas, siempre puedes contar conmigo.

 

Recuerda, he preparado 3 video-trainings especialmente para ti y gratuitos, solo tienes que dejarme tu nombre y email aquí al lado del post y recibirás en tu correo electrónico, durante los siguientes 3 días, mis videos exclusivos para ti.

Recuerda que “A la cima no se llega superando a los demás, sino superándote a ti mismo”. 


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Ruben Rosell
Mentor-Coach – Creando Líderes
Creador Programa Exclusivo Top Leader Director®

 

 

Ya sabes que si necesitas ayuda para comenzar podemos intentarlo juntos. Puedes escribirme a hola@rubenrosell.com, o puedes acceder a http://www.rubenrosell.com/top-leader-director/  y allí podrás saber mas.

 

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